Excelの工程表を共有するときによくある困りごとと、その対策

工程表をExcelで作っている会社は今も多いです。慣れていて自由に作れる一方で、何人かで共有すると困りごとが出てきます。この記事では、よくある困りごとと、今日からできる対策を紹介します。

よくある困りごと

「工程表_最新.xlsx」「工程表_最新_修正.xlsx」のように、ファイルが増えていきます。メールで送ったファイルを現場が古いまま見ていて、段取りがずれることもあります。

同じファイルを2人が同時に開いて保存すると、片方の変更が消えることがあります。

セルを塗りつぶして作った工程表は、1つの作業が3日ずれるだけで、後ろの作業まで塗り直しになります。

横に長い工程表は、スマホの画面では細かくて読めません。結局、紙に印刷して現場に貼ることになります。

ファイルをメールで送るのをやめて、共有フォルダやクラウドの保存場所を1つに決めます。「工程表はここだけ」と決めるだけで、食い違いはかなり減ります。OneDriveやSharePointに置けば、Excelの共同編集も使えます。

日付入りのファイルを増やすと、どれが最新か分からなくなります。ファイルは1つにして、変更の記録は別のシートに書くほうが安全です。

開始日と終了日の列を作り、条件付き書式で「この日付の範囲なら色をつける」と設定すると、日付を書き換えるだけでバーが動きます。手で塗り直すより、ずっと楽になります。

作業の登録や案件の管理をkintoneでしている会社なら、「kintoneに入れた予定を、Excelに写して工程表にする」という二重の作業が起きていないか確認してみてください。

この場合は、kintoneのデータをそのまま工程表にするのが、いちばん手間が減ります。kintoneなら保存場所は最初から1つで、誰が何を変えたかの履歴も残ります。方法はkintoneで工程表を作る3つの方法で比べています。

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